(Zelf-)reflectie: het instrument voor persoonlijke groei van jouw medewerkers

Medewerkers van jouw organisatie hebben aan het begin van de jaarcyclus een persoonlijk plan opgesteld. Om deze doelen te behalen is het belangrijk dat zij hier regelmatig op reflecteren. Bij het aansturen op een reflectie cultuur is het belangrijk dat jouw medewerkers geactiveerd en geïnspireerd worden om regelmatig stil te staan bij datgene wat zij graag willen ontwikkelen. We helpen je hier natuurlijk graag bij en hebben daarom deze toolkit ontwikkeld.

Webinar

We presenteren deze toolkit in een webinar. Laat je inspireren door de verschillende manieren waarop je reflectie kunt stimuleren in jouw organisatie!

Toolkit Reflectie

In deze toolkit staan stappen en interventies die je kunt doen om jouw medewerkers te stimuleren om regelmatig stil te staan bij hun persoonlijk ontwikkelplan. We hebben hierbij ondersteunende materialen ontwikkeld zodat je hier direct mee aan de slag kunt.

Inhoudsopgave

De waarde van reflectie

Reflectie staat gelijk aan groei

Regelmatig stilstaan bij de dingen die je wilt bereiken en ontwikkelen draagt bij aan je professionele en persoonlijk groei. Dit levert positieve energie en motivatie op en vergroot dat kans dat je je doelen gaat behalen

Reflectie zorgt voor eerlijke en complete evaluaties

Als je regelmatig reflecteert bouw je een logboek op van alles waar je de afgelopen periode mee bezig bent geweest. Bij het schrijven van je zelfevaluatie hebben jij en je leidinggevende al deze reflecties bij de hand. Hierdoor kun je een eerlijke evaluatie schrijven die niet alleen gebaseerd is op het gevoel of gebeurtenissen van de afgelopen weken.

Reflectie levert tijd op bij het evalueren

Wanneer je aan de slag gaat met je zelfevaluatie in Dialog, heb je al je notities direct bij de hand. Deze kun je natuurlijk als input gebruiken waardoor het schrijven van je zelfevaluatie veel minder tijd kost. Voor zowel de medewerker als de leidinggevende.

Reflectie in Dialog

Doelen top of mind

Medewerkers kunnen in Dialog zelf aangeven hoe vaak zij een herinnering willen ontvangen om stil te staan bij hun persoonlijk plan. Zij ontvangen vervolgens herinneringsmails met daarin de doelen die ze voor zichzelf gesteld hebben en de vraag hoe het met deze doelen gaat. Dit zorgt ervoor dat het persoonlijk plan top of mind blijft en voorkomt dat deze in de ‘bureaula’ verdwijnt.

Hoe vaak krijgen jouw medewerkers deze herinnering? Hier wordt uitgelegd hoe de medewerker hier nog aanpassingen in kan maken!

Fact Check

Hoe reflecteren jouw medewerkers op hun doelen? In Dialog heb je een overzicht hoe je medewerkers vinden dat het gaat met hun doelen. Lees hier hoe je dit snel eenvoudig kunt bekijken.

Wegwijs in Dialog - smileys

Weten de medewerkers hoe de smiley-functionaliteit ingezet kan worden? Het reflecteren door middel van smileys is een laagdrempelige manier om doelen top of mind te houden. Ook geeft dit op een snelle, efficiënte en leuke manier weer hoe en medewerker er voor staat. Lees hier hoe makkelijk reflectie voor medewerkers is gemaakt in Dialog.

Wegwijs in Dialog - notities

Weten de medewerkers hoe de notities-functionaliteit werkt? Geschreven reflectie geeft natuurlijk nog meer diepgang dan alleen smileys. Dit voelt vaak als veel (extra) werk, maar als er elke maand één zinnetje per doel wordt vastgelegd, dan heb je aan het eind van de jaarcyclus toch 10 à 12 reflectiepunten waar je op terug kan kijken - super waardevol!

Reflectie stimuleren

Stel een (organisatie)doel

Hoeveel procent van je medewerkers wil je dat elke maand of elk kwartaal reflecteren op een persoonlijk plan? En wat is de uiterlijke datum dat zij dit gedaan hebben? Door vooraf een doel en deadline te bepalen weet je waar je naartoe wilt werken als organisatie. Hiermee creëer je iets meer druk en verwachtingen naar de medewerkers toe, en minder vrijblijvendheid - dit moet uiteraard wel bij jouw organisatie passen.

Inspirerende communicatie

Naast de herinneringen die medewerkers van Dialog ontvangen, is ook het waardevol om als organisatie te communiceren over de waarde van reflectie. Je kunt hen met inspirerende communicatie activeren om stil te staan bij hun ontwikkeling en hierover in gesprek te gaan. Hier vind een mailtemplate voor medewerkers, een mailtemplate voor leidinggevenden.

Ondersteun het goede gesprek

Reflectie wordt nog waardevoller wanneer je hierover in gesprek gaat. Echter weten we dat veel leidinggevenden het lastig vinden om deze gesprekken te voeren. Dit kan een drempel vormen waardoor deze gesprekken niet worden gevoerd. Om de kans zo groot mogelijk te maken dat deze gesprekken plaatsvinden is het belangrijk om dit voor je leidinggevenden zo makkelijk mogelijk te maken. Hier vind je een voorbeeld die leidinggevenden structuur kan bieden bij het voorbereiden en voeren van gesprekken. Deze kan je uiteraard toespitsen op jouw organisatie.

Reflectie als onderdeel van teamsessies

Worden er in jouw organisatie teamsessies gehouden door leidinggevenden? Dan kan het waardevol zijn om hier bij aan te sluiten en reflectie onderdeel te maken van deze sessie. Door samen te stil te staan bij de dingen waar je collega’s trots op zijn leidt vaak tot een positieve sfeer en kan inspirerend werken. Hier vind je een stappenplan hoe reflectie onderdeel te maken van een teamsessie Hier vind je de mailtemplate ter voorbereiding van de teamsessie

Direct inzicht in hoe het met jouw medewerkers gaat

Laat de leidinggevenden ervaren dat zij in één opslag kunnen zien hoe het met hun team gaat, en hierdoor écht de meerwaarde van Dialog ter ondersteuning van hun team. In dit dashboard kun je door middel van kleuren heel eenvoudig én snel zien hoe het met de doelen van de medewerkers gaat. Hierdoor blijf je als leidinggevende goed op de hoogte, en kan je sneller aanhaken als er uitdagingen blijken te zijn.

Tips & Tricks

Reflecteer op vaste momenten

Jouw medewerkers zijn natuurlijk hartstikke druk met de dagelijkse werkzaamheden. Door de waan van de dag vergeten veel medewerkers om stil te zijn bij hun eigen ontwikkeling. Het dus heel waardevol om hier een structuur in te bouwen zodat dit echt onderdeel wordt van je werk. Is de herinnering vanuit Dialog zelf niet voldoende? Laat teams maandelijks een gezamenlijk moment inplannen, waarbij alle medewerkers écht de tijd krijgen hiermee aan de slag te gaan. Hierbij is uiteraard sturing van de leidinggevende van groot belang.

Begin klein

Wordt reflectie in jouw organisatie ervaren als veel (extra) werk? Dan is het een goed idee om de drempel te verlagen en in te zetten op het gebruik van de smileys. Dit kost slechts enkele minuten, en houdt de doelen top of mind. Een mooie vervolgstap is de inhoudelijke reflectie door middel van notities.

Goede momenten voor reflectie

Uiteindelijk wil je dat reflectie onderdeel wordt van de way of working. Koppel reflectie daarom aan momenten waarbij het reflecteren op doelen eigenlijk een hele logische plaats zou verdienen. Sturing van de leidinggevende belangrijk, om de medewerkers zeker in het begin dat extra zetje te geven en hier periodiek over te blijven praten. Voorbeelden van deze momenten:

Vlak voor een BiLa of teamsessie
Nadat je feedback hebt ontvangen

Na het geven van een presentatie

Na het afronden van een project

Aan het einde van de week of maand

Voor een vakantie

Goed voorbeeld doet goed volgen

Laat MT, HR en leidinggevenden het voorbeeld geven, en regelmatig stilstaan bij de doelen door middel van smileys en notities. Als de managementlagen Dialog zelf niet gebruiken is het namelijk ook lastiger hierover mee te praten en te stimuleren, waardoor medewerkers er minder snel het belang van inzien, en in het ergste geval zelfs als onbelangrijk ervaren.

Openlijk delen van de ervaringen

Laat meerdere medewerkers van verschillende lagen in de organisatie deelnemen aan een inspiratievideo of bericht voor op het intranet. Deel hierin ervaringen met Dialog, en over het reflecteren op zijn/haar doelen. Hoe heeft het bewust stilstaan bij je voortgang en doelen geholpen op korte en lange termijn?

Ontdek ons helpcenter met artikelen voor het gebruik van Dialog