Toolkit Reflectie stimuleren

De medewerkers van jouw organisatie kunnen in Dialog reflecteren op de doelen die ze aan het begin van een periode gesteld hebben. Ze kunnen zelf aangeven hoe vaak zij hieraan herinnerd willen worden in Dialog. Om een reflectiecultuur te ontwikkelen is het belangrijk om je medewerkers ook op andere manieren te activeren om stil te staan bij datgene wat zij graag willen ontwikkelen. We hebben daarom een toolkit ontwikkeld met verschillende interventies en tips hoe je dit kunt aanpakken.

We presenteren deze toolkit in een webinar. De opname hiervan kun je hier terugkijken. Laat je inspireren door de verschillende manieren waarop je reflectie kunt stimuleren in jouw organisatie!

Toolkit

In deze toolkit vind je verschillende interventies en tips om reflectie te stimuleren. We hebben ook verschillende materialen ontwikkeld zodat je hier direct mee aan de slag kunt. Je kunt natuurlijk voor jezelf bepalen welke interventies en tips waardevol gaan zijn voor jouw organisatie.

Inhoud

De waarde van reflectie

We weten natuurlijk allemaal dat reflectie een waardevolle bijdrage levert bij je ontwikkeling. Regelmatig stil staan bij de dingen die je wilt bereiken en ontwikkelen draagt bij aan je professionele en persoonlijk groei.

Om reflectie te stimuleren is eigenaarschap heel belangrijk. Medewerkers en leidinggevenden moeten zelf inzien waarom reflecteren waardevol is zodat ze hier uit zichzelf mee aan de slag gaan. Je kunt hen daarbij ondersteunen door het vanuit hun perspectief te bekijken en te communiceren over de waarde die het hen oplevert.

Dus waarom is het waardevol voor medewerkers te reflecteren? En waarom is het waardevol voor leidinggevenden als hun medewerkers regelmatig reflecteren? Je kunt in onderstaande artikelen inspiratie opdoen en delen met de medewerkers en leidinggevenden in jouw organisatie.

Waarom is het waardevol om regelmatig te reflecteren in Dialog

Waarom is het waardevol als jouw medewerkers regelmatig reflecteren in Dialog?

Mogelijkheden reflectie in Dialog

Medewerkers kunnen in Dialog zelf aangeven hoe vaak zij een herinnering willen ontvangen om stil te staan bij hun persoonlijke plan. Zij ontvangen vervolgens herinneringsmails met daarin de doelen die ze voor zichzelf gesteld hebben en de vraag hoe het met deze doelen gaat. Dit zorgt ervoor dat het persoonlijke plan top of mind blijft en voorkomt dat deze in de ‘bureaula’ verdwijnt.

Reflecteren kan in Dialog heel eenvoudig aan de hand van smileys en notities. Hieronder hebben we een aantal artikelen toegevoegd met uitleg over de manieren waarop Dialog jouw medewerkers en leidinggevenden kan ondersteunen.

Medewerker:

Hoe kan ik reflecteren op mijn doelen?

Hoe kan ik Dialog gebruiken voor gesprekken met mijn leidinggevende?

Leidinggevende:

Hoe kan ik Dialog gebruiken voor gesprekken met mijn medewerkers?

Waar kan ik eenvoudig zien hoe het met de doelen van mijn medewerkers gaat?

Interventies om reflectie te stimuleren

In een ideale wereld is reflectie dusdanig verweven in de way of working van de medewerkers dat zij hier uit zichzelf actief mee aan de slag gaan. Echter weten we ook dat dit niet zomaar gebeurt. Als je een reflectiecultuur wilt ontwikkelen in je organisatie is het belangrijk dat je hier als HR-professional in faciliteert. Om je hierbij te helpen hebben we verschillende interventies uiteengezet waarmee je direct aan de slag kunt.

Inspirerende communicatie

Wat: Naast de herinneringen die medewerkers van Dialog ontvangen, is ook het waardevol om als organisatie te communiceren over de waarde van reflectie. Je kunt hen met inspirerende communicatie activeren om stil te staan bij hun ontwikkeling en hierover in gesprek te gaan.

Hoe: We hebben twee mailtemplates gemaakt die je ter inspiratie kunt gebruiken of kunt toespitsen op jouw organisatie. Een mailtemplate gericht op medewerkers, en een op leidinggevenden.

Het is nog waardevoller om deze te laten versturen door iemand uit de Directie of MT. Zo zien de medewerkers en leidinggevende direct dat ook zij reflectie belangrijk vinden en is de boodschap nog krachtiger.

TIP: het is nog mooier als een directielid deze tekst als videoboodschap inspreekt.

Mailtemplate – reflecteren medewerkers

Mailtemplate – reflecteren leidinggevenden

Ondersteun het goede gesprek

Wat: Reflectie wordt nog waardevoller wanneer je hierover in gesprek gaat. Echter weten we dat veel leidinggevenden het lastig vinden om deze gesprekken te voeren. Dit kan een drempel vormen waardoor deze gesprekken niet gevoerd worden. Om de kans zo groot mogelijk te maken dat deze gesprekken plaatsvinden is het belangrijk om deze voor je leidinggevenden zo makkelijk en relevant mogelijk te maken.

Hoe: Je kunt je leidinggevenden ondersteunen bij deze gesprekken door ze structuur te bieden. Dit kun je bijvoorbeeld doen door een template aan te bieden die ze kunnen gebruiken. We hebben deze alvast voor je gemaakt. Je kunt deze toespitsen voor jouw organisatie en daarna direct beschikbaar stellen voor alle leidinggevenden.

Template – Dialog ter ondersteuning van je gesprekken

Maak reflectie onderdeel van teamsessies

Wat: Worden er in jouw organisatie teamsessies gehouden met leidinggevenden? Dan kan het waardevol zijn om hier bij aan te sluiten en reflectie onderdeel te maken van deze sessie. Door samen te stil te staan bij de dingen waar je collega’s trots op zijn lijdt vaak tot een positieve sfeer en kan inspirerend werken.

Hoe: Je kunt onderstaand stappenplan doorlopen om reflectie onderdeel te maken van een teamsessie.

Voorbereiding: Vraag de deelnemers om ter voorbereiding van de sessie (1) te reflecteren op hun doelen in Dialog en (2) na te denken over iets van de afgelopen periode waar ze trots op zijn. Je kunt hier onderstaand mailtemplate voor gebruiken.

Mailtemplate – Voorbereiding teamsessie (reflectie)

Bespreken: Tijdens de sessie bespreek je de dingen waar je collega’s trots op zijn. Ga de groep rond en laat iedere collega opnoemen waar hij of zij trots op is. Dit kun je met de hele groep gezamenlijk doen, maar als de groep te groot is kun je deze ook opsplitsen.
1. Welke successen heb je de afgelopen periode behaald waar je trots op bent?
2. Welke successen heeft jouw team de afgelopen periode behaald waar je trots op bent?
Evaluatie: Vraag na de sessie wat je collega’s ervan vonden om op deze manier stil te staan bij wat ze de afgelopen periode bereikt hebben en of ze nog feedback voor je hebben.
Aanzetten tot actie: Als ze dit positief ervaren hebben, kunnen ze dit op dezelfde manier bij hun eigen teamsessies doen. Deel dan ook de materialen die jij gebruikt hebt om reflectie te bespreken tijdens de sessie. Je kunt natuurlijk ook aanbieden om aan te sluiten bij teamsessies van de leidinggevenden en dit op dezelfde manier met hun teams te bespreken.

Tips voor reflectie in het dagelijkse werk

We hebben ook een aantal tips waarmee je zelf aan de slag kan en kunt delen in je organisatie.

Reflecteer op vaste momenten

Jouw medewerkers zijn natuurlijk hartstikke druk met de dagelijkse werkzaamheden. Door de waan van de dag vergeten veel medewerkers om stil te zijn bij hun eigen ontwikkeling. Het dus heel waardevol om hier een structuur in te bouwen zodat dit echt onderdeel wordt van je werk.

Een manier die hierbij kan helpen is om te reflecteren op vaste momenten. Werk je veel met je agenda? Plan dan een moment in je agenda om stil te staan bij je doelen in Dialog. Dit kun je doen op een dag waarop het vaker rustiger is, of op een dag dat je voor werk achter je laptop zit.

Gebruik je een digitale agenda? Maak hier dan een terugkerende afspraak van die bijvoorbeeld iedere 2 weken of iedere maand herhaald wordt.

Personeel uitroosteren

Voor operationeel personeel is het vaak lastig om een moment in hun werkdag te vinden waarop ze ruimte hebben om stil te staan bij hun ontwikkeling. Daarnaast werken ze niet achter een PC of laptop waardoor zij onder werktijd niet aan de slag gaan in Dialog.

Heeft jouw organisatie operationeel personeel? Rooster iedere medewerker dan periodiek een half uur uit, bijvoorbeeld iedere maand. Je kunt vervolgens een PC of laptop van kantoor beschikbaar stellen waarop in Dialog aan de slag kunnen.

HR of de leidinggevende kan hen tijdens dit moment ook extra uitleg geven over hoe ze dit kunnen doen. Of een leidinggevende kan dit combineren met een BiLa (1-op-1 gesprek).

Begin klein

Wordt reflectie in jouw organisatie gezien als veel werk en tijdrovend? Dan kan dit een drempel zijn voor medewerkers om hiermee te starten. Je kunt deze drempel weghalen door klein te beginnen. Je kunt in Dialog heel laagdrempelig stilstaan bij je doelen. Namelijk door met een smiley aan te geven hoe het de afgelopen periode is gegaan. Dit kost slechts enkele minuten en zorgt er toch voor dat er stilgestaan wordt bij de doelen en deze top of mind blijven.

Een vervolgstap kan zijn om medewerkers te stimuleren om ook inhoudelijk te reflecteren en met een notitie aan te geven waarom ze een bepaalde smiley gegeven hebben.

Goede momenten voor reflectie

Op vaste momenten stil staan bij je doelen gaat je helpen om dit in te verweven in je way of working. Maar daarnaast zijn er ook andere natuurlijke momenten waarop het waardevol is om te reflecteren. Het herkennen van deze momenten draagt bij aan het gebruik van reflectie in je dagelijkse werk.

Nadat je feedback hebt ontvangen
Na het geven van een presentatie
Na het afronden van een project
Vlak voor een BiLa of teamsessie
Aan het einde van de week of maand
Voor een vakantie

Ontdek ons helpcenter met artikelen voor het gebruik van Dialog