Feedback: de ontwikkelprikkel van jouw medewerkers
Jouw medewerkers kunnen via Dialog feedback vragen op wat zij belangrijk vinden en waar ze in willen groeien. Echter weten we ook dat een feedbackcultuur niet zomaar ontstaat. Met de juiste begeleiding kun je jouw medewerkers wel stimuleren om regelmatig feedback te vragen en te geven. Om je hierbij te ondersteunen hebben we een toolkit ontwikkeld met verschillende interventies en tips hoe je dit kunt aanpakken.
We presenteren deze toolkit in een webinar. Laat je inspireren door de verschillende
manieren waarop je feedback kunt stimuleren in jouw organisatie!
Toolkit Feedback
In deze toolkit staan stappen en interventies die je kunt doen om jouw medewerkers te stimuleren om regelmatig feedback te vragen en te geven. We hebben hierbij ondersteunende materialen ontwikkeld zodat je direct aan de slag kunt!
Menu
De waarde van Feedback
Positieve feedback werkt motiverend
Positieve feedback zorgt voor meer motivatie en betrokkenheid van medewerkers. Het is tenslotte leuk om te horen wat anderen in je waarderen en nuttig om meer inzicht te krijgen in je groeikansen. Ook kan (positieve) feedback interne en externe werkrelaties versterken.
Opbouwende feedback
(Negatieve) feedback wordt vaak verward met kritiek. Dit is eigenlijk heel jammer, omdat met de juiste intenties en tools, kritiek in feite een manier van opbouwende feedback is. Opbouwende feedback is de beste vorm van terugkoppeling om slim en resultaatgericht te ontwikkelen - het brengt tenslotte blinde vlekken in beeld.
Meer feedback staat gelijk aan meer openheid en vertrouwen
Een feedbackcultuur wordt gekenmerkt door een lage drempel om tips en tops met elkaar te delen. Er wordt bewuster stil gestaan bij elkaars functioneren, waarmee kan worden bijgestuurd én natuurlijk waardering kan worden uitgesproken. Het (frequent) geven en ontvangen van feedback verstrekt hiermee het vertrouwen en samenwerking van een team.
Meer inspiratie over feedback vind je op onze blog:
Medewerkers kunnen in Dialog feedback vragen op hun doelen en competenties, van personen zowel binnen binnen als buiten de organisatie. Deze personen kunnen managers, coaches, collega’s zijn, maar ook leveranciers of zelfs klanten.
In Dialog kan de medewerker ook reageren op feedback (vanuit een soort chat-functie). Op deze manier kan de medewerker nog verder inzoomen op de feedback om een compleet beeld te krijgen van zijn/haar prestaties.
Uiteraard vervangt Dialog niet het face-to-face delen van feedback. Dialog biedt juist een mooie aanvulling en plek voor vastlegging.
Feedback & leidinggevende
Ook leidinggevenden kunnen feedback ophalen over hun medewerkers.
Lees hier hoe een leidinggevende feedback over een medewerker kan vragen
Fact check
Hoe wordt feedback op dit moment in jouw organisatie ingezet? In Dialog heb je realtime inzicht in hoe vaak er feedback wordt gevraagd en gegeven. Dit kan natuurlijk heel waardevol zijn wanneer je wilt meten hoeveel effect een bepaalde interventie heeft opgeleverd.
Lees hier hoe je dit snel eenvoudig kunt bekijken.
Ongevraagd feedback
Je kunt in Dialog ook ongevraagd feedback geven aan collega’s. Een goede manier om deze functionaliteit te gebruiken is door collega’s ongevraagd complimenten te geven. Dit kan namelijk het gebruik van feedback op gang brengen.
Feedback vragenlijsten
Dialog biedt ook de mogelijkheid om feedback te vragen aan hand van vragenlijsten. Een vragenlijst kan drempelverlagend werken, zeker als medewerkers nog onwennig zijn met feedback vragen en geven. Deze kan je als superbeheerder toevoegen, of organisatie- of op team niveau.
Lees hier hoe je eenvoudig een vragenlijst in Dialog aanmaakt.
Feedback stimuleren
Feedback geven doe je zo!
Weten jouw medewerkers hoe je goede feedback geeft, en hoe je feedback ontvangt - en hoe je omgaat met kritiek? Vaak zijn medewerkers wat onwennig, of zelfs onbekend, met de do’s en don'ts van feedback. Workshops over feedback kunnen hierbij helpen.
Een goede feedbackworkshop kan de kwaliteit van feedback vergroten, bijdragen aan het integreren van feedback in de dagelijkse werkzaamheden en het gebruik van feedback stimuleren.
Laat MT, HR en leidinggevenden het voorbeeld geven, en regelmatig feedback te vragen en te geven. Zonder goed voorbeeld zullen medewerkers er minder snel het belang van inzien, en in het ergste geval zelfs als onbelangrijk ervaren.
Vraag iedere maand feedback aan collega’s buiten je team - hiermee bereik je meerdere delen van de organisatie
Geef iedere week minimaal één compliment aan een collega buiten je eigen team
Maak een teamdoel aan om feedback te stimuleren en top of mind te houden
Stel een (organisatie)doel
Hoe vaak verwacht je van medewerkers dat elke maand of elk kwartaal feedback wordt gevraagd en gegeven?
Door vooraf een doel te bepalen weet je waar je naartoe wilt werken als organisatie. Hiermee creëer je iets meer druk en verwachtingen naar de medewerkers toe, en minder vrijblijvendheid - dit moet uiteraard wel bij jouw organisatie passen.
Inspirerende communicatie - emails
Het is belangrijk om als vaak te communiceren over de waarde van feedback, en hoe dit bijdraagt aan de ontwikkeling en ambities van zowel de medewerker als die van de organisatie. Je kunt medewerkers met inspirerende communicatie activeren om stil te staan bij hun ontwikkeling en hierover in gesprek te gaan.
Het is nóg waardevoller om de inspirerende en activerende communicatie te laten versturen door iemand uit de Directie of MT. Zo zien medewerkers en leidinggevenden direct dat ook zij het belangrijk vinden dat er feedback gegeven wordt. Dit maakt de boodschap nog krachtiger.
Feedback als onderdeel van teamsessies
Worden er in jouw organisatie teamsessies gehouden door leidinggevenden? Dan kan het waardevol zijn om hier bij aan te sluiten en feedback onderdeel te maken van deze sessie. Samen stil staan bij waardevolle feedback die jullie ontvangen hebben kan leiden tot een positieve sfeer en de leidinggevenden inspireren om hier ook over in gesprek te gaan met hun medewerkers.
Hier vind je een stappenplan hoe feedback onderdeel te maken van een teamsessie.
Hier vind je de mailtemplate ter voorbereiding van de teamsessie.
Feedback alleen leidt niet tot actie
De maximale waarde feedback wordt behaald als uit de input (feedback) ook een proces volgt van zelfreflectie met nieuwe acties. Juist het voeren van het gesprek over feedback en het sturen op de actiegerichte zelfreflectie draagt bij aan de ontwikkelprikkel. Denk hierbij aan het laten terugkomen van opgehaalde feedback tijdens bila’s, coachgesprekken, werkoverleggen en retrospectives. Gesprekken genoeg om feedback écht opvolging te geven.
Tips & Tricks
Begin klein: eerst complimenten
Wordt feedback in jouw organisatie als spannend ervaren? Dan is het een goed idee om de drempel te verlagen en in te zetten op het geven van uitsluitend positieve feedback. Dit motiveert, en nodigt uit vaker feedback op te halen bij collega’s.
Vraag feedback op vaste momenten
Jouw medewerkers zijn natuurlijk hartstikke druk met de dagelijkse werkzaamheden. Door de waan van de dag vergeten veel medewerkers om stil te zijn bij hun eigen ontwikkeling. Het dus heel waardevol om hier een structuur in te bouwen zodat dit echt onderdeel wordt van je werk.
Laat teams maandelijks een gezamenlijk moment inplannen, waarbij alle medewerkers écht de tijd krijgen hiermee aan de slag te gaan. Hierbij is uiteraard sturing van de leidinggevende van groot belang.
Feedback als onderdeel van de way of working
Uiteindelijk wil je dat feedback onderdeel wordt van de way of working. Koppel feedback daarom aan momenten waarbij dat eigenlijk een hele logische plaats zou verdienen. Sturing van de leidinggevende belangrijk, om de medewerkers zeker in het begin dat extra zetje te geven en hier periodiek over te blijven praten. Voorbeelden van deze momenten:
Tijdens het reflecteren
Voor een evaluatie moment
Voor een BiLa of teamsessie
Na het geven van een presentatie
Na het afronden van een project
Aan het einde van de week of maand
Personeel uitroosteren
Voor operationeel personeel is het vaak lastig om een moment in hun werkdag te vinden waarop ze ruimte hebben om stil te staan bij hun ontwikkeling. Daarnaast werken ze niet achter een PC of laptop waardoor zij onder werktijd niet aan de slag gaan in Dialog.
Heeft jouw organisatie operationeel personeel? Rooster iedere medewerker dan periodiek een half uur uit, bijvoorbeeld iedere maand. Je kunt vervolgens een PC of laptop van kantoor beschikbaar stellen waarop in Dialog aan de slag kunnen. Ook hierbij is sturing van de leidinggevende van groot belang.
Openlijk delen van de ervaringen
Laat meerdere medewerkers van verschillende lagen in de organisatie deelnemen aan een inspiratievideo of bericht voor op het intranet. Deel hierin ervaringen met Dialog, en over hoe feedback helpt bijdraagt aan hun doelen en ambities. Hoe heeft deze feedback geholpen op korte en lange termijn?
Leer van teams waar feedback al veel gebruikt wordt
Je hoeft natuurlijk niet altijd het wiel opnieuw uit te vinden. Het kan zomaar zijn dat er al teams zijn binnen je organisatie waar al veel gebruik gemaakt wordt van feedback. Gelukkig heb je dit direct inzichtelijk via de feedbackrapportage in Dialog. Je kunt deze pagina filteren op teams. Op die manier kun je snel zien hoe vaak gebruik gemaakt wordt van feedback binnen bepaalde teams.
Vraag de leidinggevende van zo een team wat diegene doet om feedback bij de medewerkers te stimuleren. Dit kan waardevolle input zijn die jij weer kunt gebruiken.
Organiseer feedback themaweken
Themaweken zijn een mooie manier om extra aandacht te vestigen op bepaalde thema’s. In een themaweek feedback spelen inspireren, activeren en mogelijk zelfs belonen een rol. Een positieve (extentrieke) stimulans om de functionaliteit te ontdekken, met een speels element dat bijv. de teams met meeste feedback verzoeken worden beloond met een leuk extraatje.
Ontdek ons helpcenter met artikelen voor het gebruik van Dialog
