Toolkit Feedback stimuleren

Medewerkers van jouw organisatie hebben de mogelijkheid om via Dialog feedback te vragen op wat zij belangrijk vinden. Natuurlijk weet je al dat een feedbackcultuur niet zomaar ontstaat. Met de juiste begeleiding kun je jouw medewerkers uiteraard wel stimuleren om regelmatig feedback te vragen en te geven. Om je hierbij te ondersteunen hebben we een toolkit ontwikkeld met verschillende interventies en tips hoe je dit kunt aanpakken.

We presenteren deze toolkit in een webinar. De opname hiervan kun je hier terugkijken. Laat je inspireren door de verschillende manieren waarop je feedback kunt stimuleren in jouw organisatie!

Toolkit

In deze toolkit vind je verschillende interventies en tips waarmee je feedback kunt stimuleren. We hebben ook verschillende materialen ontwikkeld zodat je hier direct mee aan de slag kunt. Je kunt natuurlijk voor jezelf bepalen welke interventies en tips waardevol gaan zijn voor jouw organisatie.

Inhoud

De waarde van feedback

Je weet natuurlijk al dat een feedbackcultuur indirect zorgt voor betere prestaties. Het is tenslotte leuk om te horen wat anderen in je waarderen en nuttig om meer inzicht te krijgen in je groeikansen.

Om feedback in jouw organisatie te stimuleren is het belangrijk dat de medewerkers en leidinggevenden bewust zijn van de voordelen hiervan. Dat zorgt ervoor dat ze hier uit zichzelf mee aan de slag willen gaan. Het is belangrijk om te communiceren over de waarde die het hen oplevert. Dus wat levert het mij op als ik regelmatig feedback vraag? En wat levert het mij als leidinggevende op als mijn medewerkers regelmatig feedback vragen of als ik feedback over mijn medewerkers vraag in Dialog?

Positieve feedback is motiverend en opbouwende feedback blinde vlekken in kaart brengt
Een open feedbackcultuur zorgt voor meer openheid en vertrouwen binnen het team
Het ophalen van feedback draagt bij aan een eerlijke en transparante evaluatie

Meer inspiratie over feedback vind je in onze blog: Waarom feedback (geen) zin heeft.

Mogelijkheden feedback in Dialog

Medewerkers hebben in Dialog de mogelijkheid om feedback te vragen op bijvoorbeeld hun doelen of competenties. Leidinggevenden kunnen ook bij anderen feedback ophalen over hun medewerkers. Dit kan bijvoorbeeld waardevol zijn ter voorbereiding van een evaluatiegesprek. Daarnaast heb je als leidinggevende ook inzicht in het gebruik van feedback in je team.

Je kunt in Dialog ook ongevraagd feedback geven aan collega’s. Een goede manier om deze functionaliteit te gebruiken is door collega’s ongevraagd complimenten te geven. Dit kan namelijk het gebruik van feedback op gang brengen.

Via de links hieronder ontdek je de verschillende feedbackmogelijkheden in Dialog.

Feedbackmogelijkheden in Dialog als medewerker

Feedbackmogelijkheden in Dialog als leidinggevende

Als beheerder van Dialog heb je real-time inzicht in hoeveel gebruik er gemaakt wordt van feedback binnen jouw organisatie. Dit kan natuurlijk heel waardevol zijn wanneer je wilt meten hoeveel effect een bepaalde interventie heeft opgeleverd. In onderstaand artikel leggen we je de verschillende mogelijkheden van de feedbackrapportage uit.
Wat kan ik terugvinden in de feedbackrapportage

Interventies om feedback te stimuleren

In een ideale wereld is feedback dusdanig verweven in de way of working van medewerkers dat zij hier uit zichzelf actief gebruik van maken. Echter weten we ook dat dit niet zomaar gebeurt. Als je een feedbackcultuur wilt creëren in je organisatie is het belangrijk dat je hier als HR-professional in faciliteert. Om je hierbij te helpen hebben we verschillende interventies uiteengezet waarmee je direct aan de slag kunt.

Inspirerende communicatie

Wat: Om feedback te stimuleren is het belangrijk om hier als organisatie actief over te communiceren. We hebben het eerder in deze toolkit gehad over de waarde die feedback kan opleveren. Het gaat je helpen om ook over deze waarde te communiceren.

Hoe: Om je hiermee te helpen hebben we twee mailtemplates gemaakt waar je direct mee aan de slag kunt. Een voor medewerkers en een voor leidinggevenden. Gebruik deze templates als inspiratie of spits ze toe op jouw organisatie.

Het is nog waardevoller om deze te laten versturen door iemand uit de Directie of MT. Zo zien medewerkers en leidinggevenden direct dat ook zij het belangrijk vinden dat er feedback gegeven wordt. Dit maakt de boodschap nog krachtiger.

TIP: het is nog mooier als een directielid deze tekst als videoboodschap inspreekt. Of een video waarin zij leuke feedback bespreken die ze ontvangen hebben.

Mailtemplate – Feedback stimuleren medewerkers

Mailtemplate – Feedback stimuleren leidinggevenden

Toon voorbeeldgedrag als HR (en Directie/MT)

Wat: Als je feedback wilt stimuleren is het belangrijk om als HR afdeling hier voorbeeldgedrag in te tonen. Dit doe je door de feedback functionaliteit in Dialog actief te gebruiken.

Als je feedback vraagt ontvangen medewerkers hier een bericht van. Dit zorgt voor een haakje waardoor ze opnieuw bewust worden dat het mogelijk is om feedback te vragen en geven in Dialog. Deze bewustwording zorgt ervoor dat zij sneller feedback gaan vragen aan collega’s. Hierdoor gaat het balletje rollen en stimuleer je het gebruik van feedback. Hetzelfde geldt natuurlijk voor het ongevraagd geven van complimenten.

Hoe: Met de volgende stappen kun je via Dialog voorbeeldgedrag tonen en daarmee feedback stimuleren:

Vraag iedere maand een aantal keer feedback uit aan collega’s buiten je eigen team. Door feedback buiten je eigen team te vragen bereik je meerdere delen van je organisatie.
Geef iedere week minimaal één compliment aan een collega buiten je eigen team.
Maak voor de HR afdeling een teamdoel aan om feedback te stimuleren. Vervolgens spreek je af dat alle collega’s een persoonlijk doel hieraan koppelen. Dit zorgt ervoor dat het stimuleren van feedback top of mind blijft en hier ook bij stilstaat.

Maak feedback onderdeel van teamsessies

Wat: Worden er in jouw organisatie teamsessies gehouden met leidinggevenden? Dan kan het waardevol zijn om hier bij aan te sluiten en feedback onderdeel te maken van deze sessie. Samen stil staan bij waardevolle feedback die jullie ontvangen hebben kan leiden tot een positieve sfeer en de leidinggevenden inspireren om hier ook over in gesprek te gaan met hun medewerkers.

Hoe: Je kunt onderstaande stappen doorlopen om feedback onderdeel te maken van teamsessies.

Voorbereiding: Vraag de deelnemers om ter voorbereiding van de sessie aan minimaal twee collega’s feedback te vragen. Je kunt hier onderstaand mailtemplate voor gebruiken.

Mailtemplate – Voorbereiding teamsessie (feedback)

Bespreken: Tijdens de sessie bepreek je de feedback die je collega’s ontvangen hebben. Dit kun je met de hele groep gezamenlijk doen, maar als de groep te groot is kun je de groep ook opsplitsen.
1. Welk compliment heb je ontvangen waar je trots op bent?
2. Welke waardevolle feedback heb je ontvangen waar je de aankomende periode mee aan de slag wilt?
Evaluatie: Vraag na de sessie wat je collega’s ervan vonden om op deze manier stil te staan bij feedback. Het kan natuurlijk ook waardevol zijn om dit achteraf via Dialog te doen.
Aanzetten tot actie: Als ze dit positief ervaren hebben, kun je ze aansporen om feedback ook op deze manier te bespreken met hun eigen team. Deel dan ook de materialen die jij gebruikt hebt om feedback te bespreken tijdens deze sessie. Je kunt natuurlijk ook aanbieden om aan te sluiten bij teamsessies van de leidinggevenden en dit op dezelfde manier met hun teams te doen.

Workshops

Wat: Uit ervaring weten we dat op een goede manier feedback vragen, geven en ontvangen een uitdaging kan zijn. Daarnaast wordt feedback nog waardevoller wanneer je hierover in gesprek gaat. Workshops over feedback kunnen hierbij helpen. Een goede feedbackworkshop kan (1) de kwaliteit van feedback vergroten, (2) bijdragen aan het integreren van feedback in de dagelijkse werkzaamheden en (3) het gebruik van feedback stimuleren.

Feedbackworkshops kunnen in verschillende vormen gegeven worden. Bijvoorbeeld met een groep leidinggevenden, een of meerdere teams, of een webinar.

Hoe: Je kunt zelf een feedbackworkshop verzorgen, of je kunt dit door een externe partij laten doen. Zo biedt Dialog ook feedbackworkshops aan waarin we laten zien hoe je feedback met behulp van Dialog kunt integreren in je dagelijkse werkzaamheden en je hierover het goede gesprek voert.

Als je zelf een feedbackworkshop wilt organiseren kun je onderstaande materialen ter inspiratie gebruiken:

Voorbeeld draaiboek feedbackworkshop

Voorbeeld uitnodigingsmail feedbackworkshop

Tips voor feedback in het dagelijkse werk

We hebben een aantal tips waarmee je zelf aan de slag kunt en kunt delen in je organisatie.

Begin met complimenten

Als er nog geen feedbackcultuur bestaat, is positieve feedback altijd een laagdrempelige manier om aan de slag te gaan met feedback.

Leer van teams waar feedback al veel gebruikt wordt

Je hoeft natuurlijk niet altijd het wiel opnieuw uit te vinden. Het kan zomaar zijn dat er al teams zijn binnen je organisatie waar al veel gebruik gemaakt wordt van feedback. Gelukkig heb je dit direct inzichtelijk via de feedbackrapportage in Dialog. Je kunt deze pagina filteren op teams. Op die manier kun je snel zien hoe vaak gebruik gemaakt wordt van feedback binnen bepaalde teams.

Vraag de leidinggevende van zo een team wat diegene doet om feedback bij de medewerkers te stimuleren. Dit kan waardevolle input zijn die jij weer kunt gebruiken.

Maak een organisatiedoel aan in Dialog over feedback

Door van feedback een organisatiedoel te maken, kan je meerdere haakjes creëren en feedback top of mind blijft. Medewerkers zien het organisatiedoel namelijk wanneer ze een persoonlijk plan maken. Ook kunnen leidinggevenden hierdoor geïnspireerd worden om een teamdoel over feedback te maken.

Deze haakjes vergroten de kans dat de medewerker aan deze team- of organisatiedoelen wil bijdragen en een persoonlijk doel over feedback maakt.

Goede momenten om feedback uit te vragen

In het dagelijkse werk zijn er natuurlijke momenten waarop het waardevol is om feedback te vragen. Het herkennen van deze momenten gaat helpen om feedback in je way of working te verweven.

Tijdens het reflecteren
Voor een evaluatie
Voor een BiLa
Na het geven van een presentatie
Na het afronden van een project

Ontdek ons helpcenter met artikelen voor het gebruik van Dialog