Van klassiek MTO naar sturen op betrokkenheid

Via Dialog krijg je op een laagdrempelige manier inzicht in de betrokkenheid van je medewerkers. Dit inzicht kun je gebruiken om verbeteringen door te voeren en zo de betrokkenheid van je medewerkers te verhogen. Hier helpen we je natuurlijk graag bij en hebben daarom deze toolkit ontwikkeld.

Webinar

Toolkit sturen op betrokkenheid

In deze toolkit wordt stap voor stap uitgelegd hoe je aandacht kunt geven aan betrokkenheid in jouw organisatie. We hebben hierbij ondersteunende materialen ontwikkeld zodat je direct aan de slag kunt.

Visie op medewerkersbetrokkenheid

Belang van betrokken medewerkers
Betrokken medewerkers spelen een cruciale rol in het succes van een organisatie. Het is daarom belangrijk om te achterhalen wat medewerkers belangrijk vinden, om vervolgens in gesprek te gaan over hoe zij dit ervaren.
Visie en aanpak
Visie: waarom zijn betrokken medewerkers belangrijk voor je, welke doelen wil je bereiken en wie speelt hierbij een rol?

Aanpak: hoe vaak ga je betrokkenheid meten, welke vragen ga je stellen, en hoe zorg je ervoor dat zo veel mogelijk medewerkers hun mening geven?

We ondersteunen je hierbij in tijdens een Visie en aanpak sessie.
Thema’s en vragen
Om inzicht te krijgen in hoe betrokken medewerkers zijn, heb je natuurlijk vragen nodig. We hebben daarom een volledig gevalideerde vragenset ontwikkeld die je kunt gebruiken. Deze set is gebaseerd op 6 thema’s die de meeste invloed hebben op de betrokkenheid van een medewerker.

Download vragenset
eNPS
In Dialog kun je ook de eNPS van jouw organisatie meten. eNPS staat voor “Employee Net Promoter Score”. Dit is een universeel managementtool die wordt gebruikt om betrokkenheid in kaart te brengen met een enkele vraag. Namelijk, of je de organisatie als werkgever zou aanraden bij vrienden of kennissen.

Meer informatie over de eNPS en hoe je deze kunt inzetten lees je in deze blog.

Succesvolle introductie

Meenemen management
Het is waardevol om je visie, aanpak en introductieplan te bespreken met het management. Dit zorgt voor draagvlak en schept de juiste verwachtingen over de rol die zij hierin hebben.

Gebruik als opzet de presentatie van de Visie en aanpak sessie.
Introductie leidinggevenden
Leidinggevenden hebben een belangrijke rol in het verhogen van de betrokkenheid van hun medewerkers. We raden daarom aan om een (online) sessie te plannen om te bespreken welke rol zij hierin hebben en hoe ze deze kunnen invullen.

Je kunt hiervoor deze presentatie gebruiken. Wij kunnen je hier natuurlijk ook bij ondersteunen.
Aankondiging MTO in Dialog
Duidelijke en sterke communicatie binnen de organisatie is van belang om op korte en lange termijn de betrokkenheid goed te kunnen meten. De medewerkers moeten ten slotte inzien wat de toegevoegde waarde is voor zichzelf en voor de organisatie als geheel.

Zet het daarom op de agenda van de volgende teamsessie en verstuur een algemene aankondiging.

Mailtemplate aankondiging MTO
Aankondiging eerste survey
Verstuur 3 dagen voor het onderzoek een aankondiging met daarin de datum waarop ze de survey ontvangen en hoe ze deze kunnen invullen.

Voorbeeld aankondigingsbericht eerste survey
Anonimiteit
Vertrouwelijkheid en anonimiteit zijn essentieel als het gaat om medewerkersonderzoeken. Medewerkers moeten vrij hun mening kunnen geven zonder dat deze te herleiden is naar een individu. Het is daarom belangrijk om extra te benadrukken dat het onderzoek anoniem is en hoe dit wordt geborgd.

Deel daarom ons Privacy en Anonimiteit document in de aankondiging. Hierin staat duidelijk en eenvoudig uitgelegd hoe anonimiteit wordt geborgd.

Versturen & borgen van surveys

Versturen surveys
Je kunt zelf surveys inplannen in Dialog. Naast de details rondom de looptijd van de meting, bepaal je ook welke vragen gesteld worden en wie de survey gaat invullen. Zo kan je bijvoorbeeld sturen op teams, of functies - of natuurlijk de hele organisatie.

Lees hier hoe je een survey verstuurt.
Beheren vragenset
Bij het plannen van een survey kun je vragen kiezen uit de vragenset die je tijdens de implementatie hebt vastgesteld. Het kan natuurlijk zijn dat er later nieuwe onderwerpen relevant worden die je wilt uitvragen. Het is daarom mogelijk om nieuwe vragen en/of thema’s toe te voegen aan de vragenset. Deze kun je vervolgens kiezen wanneer je een survey inplant.

Lees hier hoe je de vragenset beheert.
Invullen survey
Op de startdatum ontvangen medewerkers rond 08:00 ‘s ochtends een uitnodigingsmail. In deze mail staat een knop waarmee ze de survey direct kunnen invullen.

Lees hier hoe de medewerker een survey invult
Verhogen participatie
Natuurlijk wil je dat zoveel mogelijk medewerkers hun feedback geven. Wat kun je doen om de participatie zo hoog mogelijk te maken?

Bekijk hier onze best practices.
Checklist
Zeker weten dat je niets bent vergeten bij de voorbereiding van de survey? Hier vind je een checklist die helpt om de puntjes op de i te zetten.

Analyseren van resultaten

Betrokkenheid op drie niveaus
De mate van betrokkenheid is een optelsom van de ervaringen van medewerkers. Deze kun je opdelen in drie niveaus: werkniveau, teamniveau en organisatieniveau.
Analyse op organisatieniveau
Als HR (en management) kun je de resultaten van het medewerkersonderzoek van de hele organisatie bekijken en analyseren.

Hier lees je hoe je de resultaten kunt interpreteren. En in dit artikel lees je hoe je het dashboard in Dialog gebruikt.
Analyse op team- en werkniveau
Leidinggevenden zien de resultaten van hun eigen teams. Hierdoor hebben ze direct inzicht in wat goed gaat en waar verbeterkansen liggen. Stimuleer leidinggevenden om de resultaten van hun eigen teams te analyseren en hierover in gesprek te gaan.

In dit artikel staat uitgelegd hoe leidinggevenden hun dashboard in Dialog kunnen aflezen.
Ondersteun leidinggevenden
Help leidinggevenden bij het analyseren van hun resultaten en een plan van aanpak te maken. Organiseer bijvoorbeeld een (online) sessie waarin je uitlegt hoe ze dit doen.

Je kunt hiervoor deze presentatie gebruiken.

Stappenplan: sturen op betrokkenheid

1: Voorbereiding
Bepaal op welke onderwerpen/thema's je wilt focussen. Per onderwerp:
  • Is het een verbeteractie of een gespreksonderwerp?
  • Wil je hierover in gesprek gaan met je hele team of in je 1-op-1's?
2: Planning
Plan wanneer je verbeteracties uitvoert en/of zet de onderwerpen op de agenda van je teamoverleg of 1-op-1's.
3: Uitvoering
Deel de resultaten van het onderzoek en ga met elkaar in gesprek over hoe je hier een positieve verandering in kunt aanbrengen.

Ondersteunende materialen:
4: Monitor de voortgang
Bespreek regelmatig de voortgang met je team en met de medewerkers. Bespreek eventuele nieuwe resultaten, vier successen en laat waardering blijken voor de behaalde resultaten.
Voorbeeld
Klik hier voor een voorbeeld van een stappenplan om betrokkenheid te verhogen.

Ontdek ons helpcenter met artikelen voor het gebruik van Dialog

Toolbox 'Vernieuw je HR-cyclus'